A la découverte de Microsoft OneNote 2003

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Microsoft OneNote2003 est là !
Enfin presque … C’est seulement la version dite Beta 2 qui se révèle être très stable, la version finale étant annoncée, ainsi que la suite bureautique pour la fin de cet été 2003.

Je vous propose aujourd’hui de faire une brève visite du produit pur apprécier son interface et ses fonctionnalités. Néanmoins, il faut signaler un point essentiel: le produit présenté ici n’a pas été testé sur un TabletPC mais sur un Windows XP classsique. Ainsi, les fonctionnalités liées à l’intégration de la technologie ink ne sont pas disponibles dans ce test. Il sera d’ailleurs mis à jour dès qu’il aura été testé sur un TabletPC. De ce fait, tous les enrichissements de textes ink ainsi que la recherche de textes et de documents en utilisant directement l’écriture manuscrite ne sont pas disponibles ici.
C’est bien dommage car, même en exploitant le produit avec une tablette graphique sous Windows XP, on sent réellement la différence de fonctionnalités des deux systèmes. OnNote2003 révèlera tout son potentiel, c’est sûr, avec un TabletPC.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Microsoft OneNote se présente comme un collecteur et un organisateur d’informations en tout genre : pages web, documents office ou autres documents. Il permet d’organiser simplement un très grand volume d’informations, notamment des documents manuscrits / vocaux ou des documents d’entreprise : utilisé comme un super bloc notes, OneNote peut réellement révolutionner l’utilisation d’un TabletPC dans le sens où il peut être la killer application pour la plateforme de Microsoft qui se cherche encore en terme d’efficacité. Il remplacera avantageusement l’anémique Windows Journal, et donnera de la profondeur à l’organisation des documents consultées sous son interface.

OneNote2003 est une application appartenant à la gamme Microsoft Office 2003. À présent, il n’est pas possible de savoir si l’application se trouvera packagée directement dans une version de la suite bureautique, ou si, au contraire, elle sera disponible uniquement à l’achat toute seule, les deux formules semblent envisageables. Classiquement OneNote2003 partage avec les autres outils de la gamme Office un panel de composants additionnels, ainsi qu’une interface et des barres d’outils communs. Tout utilisateur d’un logiciel Office sera immédiatement fonctionnel sans avoir à étudier les outils disponibles.

OneNote2003 se compose donc de barres d’outils et d’un tableau de bord qui constitue l’espace de travail sur lequel vous pouvez consulter des informations mais aussi les saisir. Le fond de l’écran peut être personnalisé à l’aide de fonds quadrillés divers, facilitant la saisie au stylet.

Microsoft OneNote 2003 beta2

L’organisation des Notes est symbolisée par les onglets disponibles en haut du plan de travail sous les barres d’outils. Chaque onglet correspond soit à un répertoire contenant des documents, soit à un document OneNote proprement dit. Les documents OneNote sont stockés généralement dans un répertoire nommé ‘My Notebook’ placé dans le répertoire ‘Mes Documents’. À un de ces documents OneNote correspond bien un fichier identifié OneNote, dont le poids est très variable en fonction de la complexité du document et des élements intégrés.
Un document est composé d’une barre de titre contenant outre le titre du document, qu’il est possible de saisir avec l’encre digitale ou avec le clavier, la date et l’heure de création du document.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Le menu à gauche correspond, comme pour Outlook, à une barre de navigation rapide dans l’arborescence des documents et répertoires de stockage des documents OneNote2003. Il permet de retrouver très rapidement, au delà des onglets, des documents dans ce répertoire. Il permet par ailleurs de les gérer et de les supprimer simplement, sans nécessairement accèder au lieu de stockage physique.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Pour les personnes utilisant couramment des codes de couleurs pour classer les documents (comme dans Outlook pour classer visuellement des rendez-vous dans l’outil Calendrier), elles pourront colorer soit les onglets soit les documents OneNote2003 indifféremment.

Comme Windows Journal, un document OneNote2003 n’est pas constitué d’une seule page de texte: plusieurs pages peuvent constituer un document OneNote, et il est facile de les créer comme de naviguer à l’intérieur de chacune d’elles. Elles peuvent disposer d’un libellé propre (le titre), être déplacées les unes par rapport aux autres dans un même document OneNote (emplacement) mais aussi entre documents grâce à un glisser-déplacer ou un copier-coller.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Microsoft OneNote2003 beta2 Microsoft OneNote2003 beta2 Microsoft OneNote2003 beta2

Pour ne pas surcharger inutilement la visualisation des pages et pour donner un maximum de place à l’espace de travail, un bouton disponible en bas à droite permet de cacher le descriptif des pages et de les réduire sous forme d’icônes.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Du point de vue des fonctionnalités, Microsoft OneNote2003 supporte bien entendu tous les modes de saisies (clavier, stylet, vocal). Lorsque vous commencez à saisir quelque chose sur le plan de travail, automatiquement un retrait est créer avec une puce; il est possible de changer les puces en fonction de l’intérêt du paragraphe saisie et par la suite de faire une recherche selon les puces utilisées. cette fonctionnalité est interessant pour mettre en valeur un paragraphe ou une information et la retrouver très rapidement.
De la même manière, l’écriture manuscrite est supportée, bien que peu probante sur la configuration utilisée (Windows XP classique). Une partie des enrichissements graphiques de ink sont supportés, tels que le surlignage ou la sélection de chaque mot ou groupe de mots, qu’il est alors possible de déplacer de manière indépendante les unes des autres. Tous les enrichissements de texte (de l’écriture manuscrite) ne sont pas accessible sous Windows XP classique.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Microsoft OneNote 2003 beta2

Toujours grâce à Ink, il est possible de créer des graphiques et de les agrandir, les réduire, les modifier directement dans OneNote2003, comme il est déjà possible de le faire dans Windows Journal. Chaque graphique peut être considéré comme un objet indépendant, que l’on peut copier-coller, déplacer sur une autre page du même document OneNote ou vers un autre document OneNote.

Il n’y a dans OneNote2003 aucune contrainte de mise en page, chaque élément, qu’il soit graphique, image, ink peut être placé n’importe où sur la page ou même se superposer à d’autres éléments déjà présents. Pour permettre une meilleure organisation des éléments d’une page d’un document OneNote2003, il est possible de gérer les objets en les regroupant en couches (level).

Le grand intérêt de OneNote est de pouvoir organiser tout type d’éléments dans un document OneNote : il est très simple de copier des éléments WEB, par exemple, par glisser-déplacer, tout en conservant explicitement la référence de l’endroit où il a été pris. Les éléments WEB ne sont pas les seuls objets copiables, tout type d’informations contenues dans un fichier est insérable dans un document OneNote par copier-coller par exemple, que ce soit un graphique issu d’une feuille Excel, ou une diapositive Powerpoint, etc etc… OneNote collecte, conserve, organise et permet de formaliser et compléter rapidement des documents ou des idées.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Enfin, si OneNote constitue une application en soi-même très puissante qui va reléguer au rang de bloc notes de base Windows Journal, OneNote se décline aussi dans une version « light », nommée MiniOneNote. MiniOneNote est disponible au démarrage de Windows dans la barre des tâches, sous la forme d’un petit Post-It.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Un double click sur cette icône lance MiniOneNote, qui n’a de Mini que le nom et l’aspect de la fenêtre: en mémoire, c’est bien OneNote2003 qui est chargé (…) mais une mini fenêtre qui regroupe les fonctionnalités de base de OneNote2003, c’est à dire, la saisie de notes manuscrites, de notes vocales, le classement des informations saisies quel que soit le mode de saisie est disponible. Ce MiniOneNote correspond à un Post-It très puissant et remplace avantageusement le Post-It intégré à TabletPC.

Microsoft OneNote 2003 beta2

Pour illustrer ces premières remarques, j’ai constitué un ensemble de vidéos qui ne sont en fait qu’une capture en temps réel de ce qu’il se passe lorsqu’on manipule l’application.
Les vidéos sont en résolution 800 x 600 et de qualité médiocre comparées aux originales car compressées au format DivX 5.05
Le codec DivX 5.05 est téléchargeable ici.

Vidéo n°01 : renommer un onglet OneNote2003, correspondant à un document OneNote2003. 295 Ko
Vidéo n°02 : la gestion des fichiers dans OneNote2003. 515 Ko
Vidéo n°03 : travailler dans OneNote2003 – manipuler les blocs de textes 685 Ko
Vidéo n°04 : travailler dans OneNote2003 – modifier les puces et les couches. 1277 Ko
Vidéo n°05 : glisser-déplacer d’éléments WEB dans un document OneNote2003. 539 Ko
Vidéo n°06 : les menus de Microsoft OneNote2003 beta2. 635 Ko
Vidéo n°07 : les options de Microsoft OneNote2003. 699 Ko
Vidéo n°08 : manipuler les pages d’un document OneNote2003. 392 Ko
Vidéo n°09 : manipuler les objets dans OneNote – changer les puces et copier les objets entre pages. 948 Ko
Vidéo n°10 : manipuler l’écriture manuscrite dans OneNote2003 (hors du contexte ink de TabletPC. 2249 Ko

En Conclusion

Cette petite présentation est bien frustre par rapport au potentiel de l’application. Si d’un premier abord, l’application paraît banale, son potentiel est important et sera certainement une application phare pour les utilisateurs de TabletPC mais bien entendu pour les autres aussi! Cette review est une première visite de l’application, qui sera certainement révisée dans une utilisation réelle avec un TabletPC. Cet article est téléchargeable au format ebook Microsoft reader pour PocketPC, tabletPC et Windows classique. Pour le télécharger, cliquez ici (435 Ko non zippé)
Les Plus:
  • Gestion de ink …
  • Organisation simplifiée des notes
  • Gestion de contenus divers
  • Stabilité
  • Quicknote, le MiniOneNote très utile
  • Touche_Windows+SHIFT+N pour un lancement rapide
Les Moins:
  • Il en a fallu du temps à Microsoft pour pondre la killer application du TabletPC !
  • Seulement un seul enplacement ‘My Notebook’ pour stocker les documents, non personnalisable en plus
  • Manque une fonction de completion des mots saisis (comme sur PocketPC)

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