Présentation de Tablet Enhancement pour Outlook

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Le Tablet PC est maintenant lancé puis près d’un an et son utilisation en environnement entreprise est, il faut le dire, quelque peu problématique: aucune suite logicielle bureautique n’est réellement optimisée pour utiliser les fonctionnalités du Tablet PC et notamment ink. Pire même, puisque Microsoft a publié en novembre dernier un patch pour Microsoft Office, nommé Microsoft Office Tablet PC Pack 1.0 ( voir la revue sur TabletPC’Corner ) qui offre un semblant d’intégration du Tablet PC dans Office XP, mais sans véritable succès.

Pour pallier à cette évidente difficulté, la suite bureautique Microsoft Office 2003 arrive à la fin de ce mois en pseudo sauveur, avec une intégration native de ink dans Word, Excel, PowerPoint, mais finalement très peu dans Outlook: la seule façon d’utiliser ink dans Outlook 2003, est d’envoyer un email « manuscrit » en utilisant comme éditeur de Mails Microsoft Word 2003 … Autant dire que c’est assez frustre.

Il reste alors, pour les business men utilisateurs de Outlook deux possibilités pour utiliser le Tablet PC correctement en environnement corporate:
Franklin Cover TabletPlanner 2.0 qui permet via une interface tierce d’utiliser le stylet et de stocker les entrées dans l’agenda, les contacts, les notes, les taches en format ink. Ce logiciel utilise une synchronisation avec la base Outlook et nécessite Outlook installé sur le Tablet PC. La base de données propre de Tablet Planner est énorme (70 Mo avec quelques entrées), la synchronisation avec Outlook n’est pas réellement efficace parfois, et le logiciel coute la bagatelle de 170 Euros HT, auquel il faut bien sur rajouter le prix de la licence Outlook, indispensable…
– et il y a enfin Tablet Enhancements for Outlook de Einstein Technologie, qui est l’objet de notre revue, et vous allez voir, qu’il est parfois intéressant et utile de se soucier de ces petits logiciels peu onéreux qui répondent de manière originale mais efficace à une problématique donnée: celle d’être efficace avec Outlook sur un Tablet PC.

{mospagebreak title=Le concept Tablet Enhancements for Outlook}

Le concept Tablet Enhancements for Outlook

L’idée du concepteur de Tablet Enhancements for Outlook est simple: comment être efficace à moindre frais et développement dans Outlook 2002 ou 2003 avec un Tablet PC: imaginons que vous êtes en configuration tablette dans une réunion, un groupe de travail, et vient le moment de fixer la date de la prochaine réunion… consultation des agendas, etc etc …
Manque de bol vous disposez d’un Tablet PC et vous devez utiliser le Panneau de saisie Tablet PC pour saisir un rendez vous Outlook. Le comble (vraiment je le pense!)
La solution proposée par Einstein Technologies est de proposer des formulaires spécifiques de saisie des informations dans Outlook pouvant utiliser l’écriture manuscrite.
L’idée est tout simplement géniale, car elle se propose d’être directement intégrée à Outlook comme un plugin, facilement accessible via une barre d’outils spécifique, et elle permet d’utiliser de façon simple et efficace l’écriture manuscrite, soit ink

Aussi soyons clair sur les possibilités de ce concept dans sa première version: il n’est pas possible de stocker sous forme ink les informations saisies, elles seront automatiquement converties en texte dactylographié lors de l’enregistrement. Cette possibilité est étudiée pour la version 2.0

{mospagebreak title=Utilisation de Tablet Enhancements for Outlook}

Utilisation de Tablet Enhancements for Outlook

L’installation de Tablet Enhancements for Outlook est somme toute simple: un éxécutable SETUP de 3,15 Mo dans sa version complète qui s’installe rapidement sur votre Tablet PC, comme sur votre PC normal d’ailleurs (non Tablet PC).

Une fois l’installation et le numéro de série validé, Tablet Enhancements for Outlook se présente comme une barre d’outils intégrée à Microsoft Outlook 2002 ou 2003, qui propose 3 entrées:
– créer un rendez vous avec ink
– créer un contact avec ink
– créer une tache avec ink

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

La fonction Notes n’est pas supportée, ni la fonction mails, mais pour Outlook 2003, cela ne pose pas de problèmes.
L’utilisation d’un de ces boutons appelle donc un formulaire spécifique, vierge permettant seulement de saisir une information mais pas la consulter (inutile).

Prenons l’exemple maintenant du formulaire de saisie d’un rendez vous.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Une grande barre d’outils est disponible en haut de la fenêtre, avec des icônes bien visibles et un descriptif de la fonction, facilement cliquable sans erreurs avec le stylet. Cette barre d’outils permet de sauvegarder et fermer la fenêtre, sauvegarder et en ouvrir une nouvelle vierge, effacer les entrées saisies avec ink, convertir au format texte l’intégralité des champs saisis, et d’accéder à des options spécifiques du formulaire. Chaque formulaire dispose de la même barre d’outils, seules les options diffèrent entre elles.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Chaque champ du formulaire correspond à un champ de Outlook sauf qu’il est possible d’écrire dedans: ils sont tous accessibles au stylet. Chaque champ dispose de deux icônes sur la droite, en haut: le premier permet de valider un champ manuscrit et de le convertir en texte; le second icône permet d’effacer le champ.

La saisie est simple: il suffit d’écrire dans les champs délimités; il n’est par contre pas possible de définir la grosseur du trait de l’écriture ni sa couleur. Parfois les champs sont un peu petits pour contenir tout ce que l’on veut écrire: il faut donc faire attention et adopter une écriture plus fine, plus condensée et moins grosse.

La reconnaissance des champs est intéressante: si vous écrivez lisiblement (car bien sur le logiciel utilise la reconnaissance de l’écriture manuscrite intégrée à Tablet PC et non pas son propre moteur) les informations sont directement transcrites et correctement interprétées, notamment les dates et les heures.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Pour ces dernières, il y a aussi une option nommée Select qui permet d’ouvrir directement un calendrier graphique et donc de sélectionner une date.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

La fonction options, dans le formulaire de saisie des rendez vous permet de configurer les options par défaut de la fenêtre quand l’utilisateur l’utilise.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Enfin la fonction « Save and Close » a pour fonction d’activer la reconnaissance de l’écriture manuscrite sur les champs, et de fermer le formulaire pour faire apparaître les informations saisies dans la fenêtre standard de saisie de outlook: une sorte de vérification à posteriori avant validation.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Le fonctionnement illustré précédemment dans la saisie d’un rendez vous est strictement identique sur les autres formulaires disponibles avec parfois quelques options particulières.

La saisie d’un contact.
Ici tous les champs sont disponibles et présentés sous forme d’onglets pour les différentes adresses qu’il est possible de renseigner.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

La saisie des emails étant plus problématique en terme de reconnaissance, il est possible de faire apparaître un genre de Tablet PC Input Panel en cliquant dans le champ et donc d’activer un clavier virtuel ou un masque de saisie ink.

NOTA: La version 2.0 comporte des améliorations du masque de saisie des emails

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Par ailleurs des options sont disponibles: elles permettent de désactiver le mode de saisie des emails (spécifié ci dessus) ou de convertir un Code postal (ZIP Code) en ville mais cette fonctionnalité n’est disponible que pour les états Unis. En France, il est nécessaire de souscrire une licence d’utilisation des codes postaux nommé MEDIAPOSTE auprès des services de LA POSTE.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Enfin, la saisie des commentaires utilise un mode « Write Anywhere »: les informations écrites sont directement transcrites en texte dactylographié.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Enfin Pour le formulaire des taches:
Les principes expliqués ci-avant sont conservés et mis en oeuvre de la même manière.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

A noter que l’ouverture des fenêtres de saisies ne sont pas affichées dans un menu « Fenêtre » de Outlook et qu’il faut regarder dans la barre des taches (Sous Windows XP), ou elles sont regroupées et identifiées comme appartenant à l’application Outlook.

Tablet Enhancements for Outlook 1.0

L’utilisation de Tablet Enhancements for Outlook 1.0 ralenti le lancement de Outlook 2002 ou 2003 de 2 secondes, le temps d’initialiser la barre d’outils correspondante et les formulaires.{mospagebreak title=En conclusion}

En Conclusion

« Au royaume des aveugles, le borgne est un roi » … J’aime cette phrase qui tend à résumer l’utilisation d’un TabletPC en environnement bureautique actuellement. Ainsi pour les utilisateur de Outlook 2002 ou 2003, sur un Tablet PC point de salut: Tablet Enhancements for Outlook 1.0 offre réellemment un environnement performant permettant d’être fonctionnel avec son PIMS sur un Tablet PC. Bien plus léger et performant que TabletPlanner de Franklin Cover, Tablet Enhancements for Outlook 1.0 remplit avec brio son objectif qui est de rendre la saisie des informations sous Outlook simple, rapide et efficace avec un Tablet PC notamment les Tablet PC au format Tablette et sans clavier. Ce logiciel est une réelle réussite, en étant léger, simple d’emploi et efficace ! On en redemande ! Le coût de Tablet Enhancements for Outlook 1.0 est de 20 USD (!!!) avec un support de 90jours permettant de bénéficier des mises à jour gratuitement, et certainement de bénéficier de la version 2.0 qui devrait encore améliorer l’ergonomie des formulaires, et surtout les possibilités inhérentes à leurs utilisations (l’auteur parle d’un potentiel stockage dans Outlook des informations sous format ink …). A suivre donc et à utiliser sans modérations. Une version démo sans limitations de temps est disponible sur le site de l’éditeur, permettant simplement l’utilisation du formulaire de saisie des Taches. Cet article est téléchargeable au format ebook Microsoft reader pour PocketPC, Tablet PC et Windows classique. Pour le télécharger, cliquez ici (615 Ko non zippé)

 

Les Plus:
  • Parfaite intégration avec Outlook 2002 et Outlook 2003
  • Formulaires efficaces
  • Intégralité des champs restitués
  • Parfaite intégration de ink
  • Utilisation astucieuse de raccourcis (calendriers)
  • Validation de chaque champ indépendante
  • Zone commentaire super à utiliser
Les Moins:
  • chargement ralenti de Outlook
  • champs d’écriture parfois un peu petit
  • pas de possibilité de personnalisation de la taille du trait utilisé

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