2 semaines avec Microsoft OneNote 2003 et un Tablet PC

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Il est difficile de faire un test de logiciel, de par la sensibilité, les besoins de prise en main (en terme d’heures d’utilisation) et la richesse que ce dernier peut révéler, et c’est pour cette raison qu’ils ne sont pas légion sur le site; souvent le communiqué de presse et une démonstration sur le site web de l’éditeur peuvent suffire à se faire une idée des fonctionnalités proposées par ledit logiciel.

Pourtant, la plateforme Tablet PC recèle de logiciels pour le moins intéressants, ou tout du moins qui disposent d’un potentiel important sur cette plateforme : ils transfigurent l’utilisation d’une tablette tant et si bien que parfois, on a du mal à se souvenir ce que pouvait être ce système sans cette application.

C’est peut-être le cas de Microsoft OneNote 2003 Service Pack 1, tant cette application est devenue un composant central et essentiel de l’utilisation d’un Tablet PC, quotidiennement dans mon cas, et je ne suis pas un cas isolé.
Nous avons déjà fait une présentation du logiciel, alors en version béta 2. Nous conviendrons tous que cette présentation ne révèle pas l’utilité du logiciel, et rend plus circonspect quant à ses fonctionnalités et l’intérêt de l’investissement.
La livraison du logiciel en standard par Toshiba sur ses portables, et la mise à jour SP1 de septembre 2004 ont été une double raison de se plonger dans ce logiciel différent, qui propose une nouvelle conception de l’organisation des informations et des idées, libérant alors le potentiel de la plateforme Tablet PC. Pour vous accompagner dans cette découverte, nous vous proposons donc de faire un « OneNote Dairy », un journal de bord de l’utilisation de OneNote, pour découvrir jour après jour ses fonctionnalités et son utilité.

(PS: cette présentation s’inspire aussi de l’aide en ligne fourne avec le logiciel)

Jour 1: La mise à jour et la configuration

Par chance, OneNote 2003 est livré en standard avec les Toshiba Portege M200 suite à un accord mondial avec Microsoft (voir actualité relative) ; il est pré-installé, il ne manque plus qu’à mettre le numéro de série fourni dans la documentation)
Avant de réellement l’installer, il faut obligatoirement faire la mise à jour Service pack 1 de OneNote 2003 dans la langue d’installation du produit. Cette mise à jour majeure permet, entre autre, une meilleure prise en main de l’outil avec Tablet PC et sa fonction encre numérique et corrige un nombre incalculable d’erreurs logicielles. Plus qu’une mise à jour, de nombreuses fonctionnalités ont été rajoutées et la plus importante est certainement la mise à disposition pour les développeurs d’une API plus ouverte, avec plus de fonctions accessibles qui permettent d’envisager la conception de plugins spécifiques. Il y a fort à parier que de nombreux plugins vont apparaître sur le marché, gratuitement ou payant, développant les fonctions du logiciel et enrichissant son champ d’activité (voir plus loin).

Pour résumer il faut donc :
– installer OneNote 2003 dans votre langue favorite
– si vous de disposez pas d’une copie de Onenote 2003, une version d’essai est disponible chez Microsoft pour 60 jours. Des tarifs intéressants peuvent normalement être obtenus à l’achat d’une licence.
– installer le service pack 1 de OneNote 2003 dans la langue de votre installation logicielle
– visiter le site Office Update de Microsoft pour vérifier que vous êtes bien à jour du côté logiciel. Ce site dispose de nombreux tutoriaux pour l’optimisation de la suite Microsoft Office.

OneNote 2003 est une nouvelle race de logiciel qui dépasse la conception que l’on peut avoir de la bureautique traditionnelle : c’est un intégré qui permet de hiérarchiser et de classer des informations provenant de multiples sources. L’utilisation sur un Tablet PC permet par ailleurs d’utiliser l’encre numérique nommée ink, pour annoter les documents et ainsi les consolider.
OneNote 2003 est un bloc-notes électronique :
Une section, ou un onglet, correspond à une série de notes : un onglet peut avoir plusieurs pages, le nombre de pages ne semblant pas limité.
un dossier est aussi représenté en onglet mais est reconnaissable par son dossier au début de l’onglet.
l’ensemble des notes / sections et dossiers est contenu dans le Bloc Notes de OneNOte 2003. Ce dernier est localisé dans le répertoire \Mes documents\Mon Bloc Notes\ (en fonction de votre langue d’installation).


OneNote propose sous la barre d’outils la présentation des onglets / dossiers

Un des problèmes majeurs de OneNote 2003 est de n’avoir qu’un seul et unique bloc-notes utilisable : il est impossible de définir plusieurs bloc Notes bien qu’il soit possible de choisir la localisation de ce dernier. Ce changement est fastidieux, aussi n’est-il pas recommandé. Une des évolutions que Microsoft devrait entreprendre dans une version ultérieure serait le support de multiples Bloc-Notes.


une preuve : OneNote est en première place dans le Menu des logiciels les plus utilisés de ma Tablette

Jour 2: Transformation et intégration de données issues d’autres logiciels

Je passe un temps important sur Internet, principalement à rechercher des informations pour mon activité professionnelle, mais aussi pour TabletPC’Corner. Jusqu’à présent le meilleur moyen que j’avais de conserver des informations était de bookmarquer des pages ou de faire des copier-coller de parties de textes, dans des fichiers textes de préférence pour pouvoir les reprendre par la suite. Les solutions étaient multiples, enregistrement de pages web, impression PDF, sauvegarde au format LIT, toutes les combinaisons étant possibles en fonction des possibilités du moment et du matériel disponible (et de son paramétrage)
Avec OneNote 2003, la méthode n’a pas réellement évolué, mais la conservation, l’archivage et la hiérarchisation de ces données a en revanche gagné en efficacité.
Selon le thème approprié de la recherche, je crée sous OneNote 2003 une section spécifique intitulée du nom de la recherche et je crée autant de pages que de sites que je visite. Enfin je copie par glisser-déplacer les images ou les textes ou les liens Internet qui m’intéressent dans cette optique.


Conserver de manière plus efficace une collection de liens Internet sur un sujet (par exemple dans une section spécifique ou page spécifique)

J’ai testé une autre méthode qui consiste à copier les pages Internet sous forme d’images lors d’une recherche immobilière fructueuse, qui me permettait de conserver en un lieu unique, les biens immobiliers qui demandaient une attention particulière (photos incluses).


Conserver des pages Internet dans OneNote : cela permet de garder photos, liens et détails textes sur un sujet, dans ce cas, une page dans un onglet = une maison intéressante selon le terme recherché

Il en va de même lors de veille technique sur d’autres dossiers plus professionnels, par exemple sur la grippe aviaire ; dans ce cadre, l’utilisation de plugins OneNote, abordés plus loin, permet de conserver l’intégralité d’une mise en page, soit sous forme d’images, soit en la reproduisant dans OneNote (en fonction du plugin utilisé) ;


veille technique sur un dossier : accumuler des pages Internet dans OneNote

Il en est de même avec les documents de travail ou les notes prises en réunion. Souvent nombre de documents sont joints ou disponibles, illustrant la thématique de la réunion. Si ces documents sont disponibles sur un disque dur réseau, par exemple, je les glisse vers la fenêtre de OneNote, dans la section adéquate et je choisis une des 3 options disponibles :
la première option insérer un lien vers le fichier d’origine insère le lien absolu de localisation du document. C’est peu utile si vous désirez conserver des informations du document, et ce d’autant plus si le document est sur un disque dur réseau partagé, c’est-à-dire une ressource volative : il n’y a pas de synchronisation.
la seconde option copier le fichier dans le bloc-notes et insérer le lien dans le fichier est plus intéressante : il copie le fichier sur votre ordinateur et plus précisément dans le bloc-notes de OneNote 2003 (et se localisera dans ledit répertoire). Cette ressource est donc disponible Offline
Enfin la troisième option permet d’utiliser l’imprimante virtuelle de Office 2003 et d’insérer le fichier imprimé sous forme d’images TIFF (vraiment peu efficace et à proscrire).


Insertion d’un fichier dans OneNote

Quelle que soit la manière dont vous travaillez, une des 3 options devrait vous convenir, quitte à en combiner plusieurs par exemple, pour ne pas dupliquer des ressources qui vous sont propres, sur votre Tablette et que vous désirez lier à une section en cours d’utilisation.

Il est très simple d’importer dans OneNote, des documents et des fichiers d’autres programmes, et bien entendu, ceux issus de Microsoft Office sont privilégiés. L’importation dans OneNote permet de les annoter et de les considérer comme des notes propres.
Vous pouvez taper des annotations dans des documents importés, où que vous le souhaitiez sur la page, en mode convertible; en revanche si vous êtes en mode tablette, vous pouvez prendre des notes en écriture manuscrite. Les fichiers insérés s’affichent dans OneNote sous la forme d’images monochromes, afin de respecter leur mise en forme initiale tout en conservant de petites tailles de fichiers dans OneNote : le bloc-notes de ce dernier ne grossit pas démesurément.


Importation du rapport de la commission américaine sur les attentats du 11 Septembre : 60 pages OneNote dans un onglet pour les 584 pages du rapport – un fichier de 33 Mo incluant annotations

Jour 3: le couplage avec Outlook

Si vous êtes un adepte de Oulook pour organiser vos journées, on peut dire que grâce à quelques powertoys, le mariage entre les deux logiciels est performant. Outlook est certainement votre centre de communication, regroupant vos rendez-vous, votre carnet d’adresses et vos emails. Grâce au Powertoys Send Outlook to OneNote, tous ces éléments sont échangeables mais dans un seul sens : Outlook vers OneNote.


Dans Outlook : copier des éléments dans OneNote

Il faut concevoir OneNote comme une fin, un cul-de-sac informatique sur lequel vient se stocker tout et n’importe quoi du moment que l’on a fait le voeu de vouloir le conserver.
Il devient ainsi possible, dans le cadre d’un projet et de réunions en cours de préparation, de préparer facilement quelques organigrammes, une liste de diffusion, un ensemble de documents à envoyer, uniquement en copiant quelques emails et quelques informations de OutLook vers OneNote.
Préparer, faciliter le processing d’idées et la hiérarchisation des documents, sont des tâches où OneNote se révèle terriblement efficace.

Si l’utilisation du powerToys ne vous intéresse pas, il faut savoir que OneNote est intégré à Microsoft Office Outlook mais il ne permet d’importer que des informations du calendrier Outlook dans vos notes. Si vous vous apprêtez à prendre des notes au cours d’une réunion organisée par le biais de Microsoft Office Outlook 2003, vous pouvez insérer les détails de cette réunion à partir du calendrier Outlook dans OneNote en cliquant sur Détails de réunion Outlook dans le menu Insérer de OneNote 2003.


Dans Onenote : copier des éléments du calendrier de Outlook

Si vous souhaitez économiser de l’espace sur une page, vous pouvez double-cliquer sur la poignée de paragraphe de la réunion afin de masquer les informations relatives à cette réunion. Pour afficher à nouveau ces informations, double-cliquez à nouveau sur la poignée de paragraphe.

jour 4: Internet Explorer et Onenote : le couple terrible

Ce n’est pas sorcier en informatique, le concepteur d’un logiciel s’assoit facilement sur la multitude d’outils pouvant être utilisés par une personne et favorise donc ses propres solutions logicielles … Cet adage est monnaie courante chez Microsoft, mais il ne faut pas se voiler la face : le couple Internet Explorer / OneNote, avec l’aide des différents Powertoys disponibles, est d’une efficacité redoutable !
Nous y reviendrons plus loin plus précisément en détaillant ces aides logicielles fournies gratuitement, mais imaginez vouloir conserver le contenu d’une page WEB, car elle est importante pour un dossier ou une activité quelconque. On peut donc imaginer :

conserver une photographie ou son lien direct dans une page Onenote par glisser-déplacer et ceci de n’importe quel navigateur Internet utilisé.


Insertion une image d’un site web dans OneNote à partir de Mozilla Firefox

conserver l’intégralité d’une page web avec sa mise en page et figée (en fait copiée comme une image)


Insertion une image d’un site web dans OneNote à partir de Mozilla Firefox

ou plus finement, choisir de déstructurer la mise en page mais conserver le texte accessible et copiable ainsi que les images contenues dans le site web.


Insertion une image d’un site web dans OneNote à partir de Mozilla Firefox

OneNote 2003 dispose, depuis la publication de son SP1, d’une API documentée et accessible aux développeurs ; J’ai bon espoir de voir apparaître un aggrégateur de flux RSS qui serait directement utilisable dans Onenote. Mais pour pouvoir exploiter les deux fonctionnalités décrites ci-dessus, Internet explorer est obligatoire ainsi que les plugins, dont nous reparlerons plus bas.

Jour 5 : L’organisation de OneNote

OneNote 2003 utilise des sections et des dossiers localisés dans le bloc-notes pour organiser les notes. Il est possible de réorganiser ces onglets, les réordonner, les déplacer.
Tout d’abord dans une section, il est possible de modifier l’ordre des pages en les déplaçant les unes par rapport aux autres. Cela se fait tout simplement par glisser-déplacer. Cette opération peut se faire au stylet ou par le biais d’un menu contextuel.


déplacer une page dans une section OneNote : méthode du menu contextuel

Pour déplacer les sections par rapports aux autres, en revanche, cette opération n’est pas possible par glisser-déplacer, hélas: seulement par un clic droit et le choix de l’option « Déplacer ». Cette opération est fastidieuse sur un Tablet PC et n’est donc pas du tout optimisée. C’est bien dommage.
Avec un peu de pratique, ces opérations de déplacement se font facilement et permettent de conserver une lisibilité optimale de vos notes.


Déplacement d’une section dans OneNote : pas d’optimisation au stylet

De même la couleur des onglets générés, est modifiable et accessible par un menu contextuel sur l’onglet.


Modifier la couleur d’une section / onglet dans OneNote

Outre l’agencement des onglets entre eux, et la hiérarchie en profondeur (pyramidale) que l’on peut avoir (elle est d’ailleurs sécurisante car elle est très culturelle), le suivi de longues notes peut être réalisé à partir d’indicateurs de suivi : les indicateurs de notes aident à retrouver facilement des éléments et les marquer pour en assurer le suivi. Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier afin d’ajouter rapidement des indicateurs. Il vous suffit d’appuyer sur la touche CTRL et tout chiffre entre 1 et 9. Par exemple, appuyer sur CTRL+1 permet de marquer un élément avec une case à cocher À faire. Sinon, pour les aficionados du stylet, les indicateurs de suivi sont accessibles via une barre d’outils spécifique.


Barre d’outils des indicateurs de Notes dans OneNote

La case à cocher de l’indicateur À faire fonctionne bien pour les listes À faire, car vous pouvez la cocher afin d’indiquer qu’une tâche est terminée. Le volet Office Synthèse des indicateurs de notes est utile pour rechercher les éléments marqués d’indicateurs dans vos notes et en dresser la liste. Par exemple, vous pouvez afficher toutes les notes comportant l’indicateur À faire, puis enregistrer ce résultat sous forme de page de liste de tâches dans votre bloc-notes. Pour afficher un résumé des éléments marqués d’un indicateur dans vos notes, cliquez sur Synthèse des indicateurs de notes dans le menu Affichage.


Utilisation du volet Synthèse des indicateurs de notes dans OneNote

Jour 6 : Une journée de réunions avec, sinon rien

Après une première présentation des fonctionnalités, il faut bien se rendre compte que OneNote va remplacer avantageusement le logiciel Windows Journal (lire un test ici) : OneNote propose en standard huit stylets-feutre et surligneurs via la barre d’outils Stylets. Pour afficher la barre d’outils Stylets, pointez sur Barres d’outils dans le menu Affichage, puis cliquez sur Stylets.
Pour aider OneNote à reconnaître votre écriture manuscrite plus précisément, vous pouvez afficher des lignes optionnelles sur vos pages de notes en pointant sur Lignes de règle dans le menu Affichage, puis en cliquant sur l’option souhaitée. Les lignes simulent les guides figurant habituellement sur papier et favorisent une écriture plus nette, et plus régulière.


modifier le quadrillage de fond de OneNote pour faciliter l’écriture

Lorsque vous prenez des notes en les écrivant, vous pouvez afficher des groupes manuscrits afin de voir comment OneNote regroupe l’écriture manuscrite sur une page. Les groupes manuscrits peuvent vous indiquer comment créer des paragraphes, des plans et bien plus. Pour afficher les groupes manuscrits, cliquez sur Afficher les groupes d’encre dans le menu Affichage.

Pour plus d’efficacité, il est souvent nécessaire de faire une recherche d’une note à partir d’un terme. Il n’est pas nécessaire de convertir vos notes manuscrites en texte tapé pour effectuer une recherche : le moteur de recherche intégré permet de retrouver l’élément dans tout votre bloc-notes, notamment si ce dernier est dactylographié en encre électronique.


une recherche dans tout le bloc-notes sur des chiffres, les éléments trouvés sont en jaune surlignés et on peut passer d’une des occurrences trouvées à une autre où qu’elle se trouve

On retrouve ici la puissance du Tablet PC : grâce aux algorithmes de reconnaissance de l’écriture manuscrite qui peuvent travailler en temps réel, il devient inutile de convertir ses notes manuscrites en notes dactylographiées et de les garder totalement fonctionnelles, notamment si le nombre d’éléments importants y figurant est important. OneNote, par cette exploitation de l’écriture manuscrite, préfigure ce qui devrait être possible dans de prochaines versions du système Tablet PC pour le rendre réellement efficace et hisser l’écriture manuscrite comme un élément de saisie et d’interaction majeur et aussi efficace que le clavier.


une recherche dans tous le bloc-notes sur du texte, les éléments trouvés sont en jaune surlignés et une synthèse dans le volet office spécifique peut être affiché

Attention toutefois, OneNote, même s’il simule le fonctionnement d’un bloc-notes, en dépasse les limites physiques : l’espace sur une page de papier est limité. Ce n’est pas le cas sur une page OneNote : vous pouvez facilement y ajouter de l’espace où vous le souhaitez afin de la rendre aussi longue que nécessaire : vous pouvez ajouter plus d’espace en cliquant sur le bouton Faire défiler vers le bas d’une demi-page, qui s’affiche dès qu’une page est remplie de notes.


le bouton « faire défiler » est un peu trop discret

Reprendre des notes existantes pour y ajouter des informations supplémentaires est une opération usuelle : vous pouvez insérer davantage d’espace au milieu de vos notes en cliquant, dans la barre d’outils, sur le bouton Insérer un espace d’écriture supplémentaire, puis en cliquant et en faisant glisser la barre de séparation vers le bas.


Insérer de l’espace au milieu de vos notes sans perdre les éléments saisis, pensez-vous cela possible sur un cahier de 200 pages ?

Jour 7 : Toujours activé avec la prise de notes rapides

Pour les excités du bouton « fermer », soucieux de garder une barre des tâches propre et des ressources maximales de votre machine, vous pouvez facilement collecter des informations provenant de sites Web ou d’autres documents ou même de votre prose à l’aide du stylet à l’aide des notes rapides. Les notes rapides sont de petites fenêtres OneNote dans lesquelles vous pouvez faire glisser ou coller des informations que vous pouvez classer et organiser plus tard.
Une note rapide et l’interface associée s’apparente à un post-it évolué, mais dont les éléments vont directement dans OneNote, dans une section spécifique.


Création d’une Note rapide avec OneNote

Pour créer une note rapide, cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l’icône du programme OneNote dans la zone de notification, dans la barre des tâches proche de l’heure, puis sélectionnez l’item Ouvrir une nouvelle note rapide dans le menu contextuel. Pour trouver toutes vos notes rapides, ouvrez la section spéciale de OneNote appelée Notes rapides.
Enfin, pour retourner rapidement à la fenêtre complète de l’application OneNote, agrandissez toute fenêtre de note rapide.

Jour 8 : OneNote Multimédia ?

Afin de capturer les détails d’une réunion, d’un cours, d’un entretien ou même d’une conversation téléphonique importante, vous pouvez créer des clips audio et vidéo et les enregistrer dans vos notes. Les notes audio vous permettent de vous concentrer sur votre conversation et moins sur la prise de notes ; en outre elles aident à conserver l’intégralité d’une discussion pour une meilleure restitution ultérieure. Les notes vidéo sont toutes indiquées pour capturer des présentations pendant des réunions d’affaires et des cours, si toutefois votre tablette est équipée d’un dispositif de capture suffisamment performant.


Un enregistrement audio dans une page OneNote (29 minutes)

Pour enregistrer une conversation en mode audio dans OneNote, vous pouvez utiliser le microphone de votre ordinateur. Pour enregistrer une vidéo, vous devez disposer d’un dispositif de capture vidéo, tel qu’une Webcam, qui soit connecté à votre ordinateur. Une barre d’outils spécifique est alors disponible pour contrôler les paramètres d’enregistrement.

Jour 9 : De moins en moins de place sur le disque dur ? …

L’utilisation conviviale de OneNote, que nous nommerons péjorativement maintenant comme bloc-notes sans limitation de conservation, révèle que sa conception de cul-de-sac informatique va voir enfler de manière conséquente les fichiers conservés dans le répertoire « Mon bloc-notes ». Il vous faudra être soucieux :
d’en faire des sauvegardes régulières de manière à conserver toutes ces données en cas de crash disque dur
d’imaginer une stratégie de mise à jour de vos autres ordinateurs susceptibles d’échanger ces données ou d’en avoir lecture ; nous parlerons donc plutôt de synchronisation (voir plus loin).
d’utiliser le potentiel de OneNote pour que ce dernier optimise à la fois les derniers fichiers ouverts disponibles sous forme d’onglets, mais aussi les fichiers du bloc-notes (menu Outils / Options, section Outils et Enregistrer)
Une chose est sûre, avec un peu d’expérience et de travail avec OneNote et votre Tablet PC, un nombre incalculable d’informations vont naturellement prendre place dans les documents générés par OneNote ; aussi, il sera plus facile de centraliser les informations en son sein et dans une arborescence bien définie et en conséquence de les sauvegarder et d’avoir des stratégies de restitution vers d’autres ordinateurs.

Jour 10 : Partager = Synchroniser et plus encore …

OneNote offre nativement des outils pour partager facilement vos notes et en discuter avec d’autres par téléphone en organisant une session partagée de prise de notes. Dans le cadre d’une session partagée, vous pouvez présenter vos pages de notes aux autres sans leur donner l’autorisation de modifier vos notes, ou permettre à tous les participants de modifier et d’annoter librement toutes leurs notes.

Le système de « session partagée » est assez bluffant d’efficacité en fonctionnement et requiert que vos interlocuteurs disposent eux aussi d’une liaison internet et de OneNote 2003.


Partage de session avec OneNote 2003

Pour débuter une session partagée, pointez sur Session partagée dans le menu Outils, puis cliquez sur Démarrer une session partagée. Utilisez le volet Office Démarrer une session partagée afin de définir les options et de commencer la session. Outre un mot de passe à la session, vous pouvez partager une ou plusieurs sections au cours de la session. Vous pouvez agrémenter vos discussions et focaliser l’attention de vos interlocuteurs en utilisant le stylet comme pointeur.
Attention toutefois, la configuration du partage de session est tributaire d’une ouverture du firewall sur un certain port de communication TCP. Avant d’envisager cette fonctionnalité avec une personne distante (qu’elle soit localisée sur un réseau privé ou sur Internet) renseignez-vous après de votre administrateur réseau pour savoir si ce type d’échanges de données peut être réalisé.


le port TCP de partage d’informations lors de sessions partagées est configurable dans OneNote dans la section Outils / options

Par ailleurs, l’utilisation des sessions partagées peut se faire via la communication avec d’autres participants par le biais d’une session de chat MSN Messenger. Vous pouvez même utiliser les sessions partagées pour travailler sur vos notes lorsque vous avez des réunions dans une même salle.

Jour 11 : Mieux gérer ses Notes OneNote : Astuces et fonctionnalités

OneNote regorge d’astuces de fonctionnement qui sont l’état d’une utilisation avancée et de découvertes de son utilisation au quotidien.
Par exemple, Les captures d’écran sont une manière idéale de collecter des parties de textes et de graphismes provenant de n’importe où sur votre écran et de les insérer dans vos notes.
Pour créer une capture d’écran, cliquez avec le bouton droit de votre souris sur l’icône du programme OneNote dans la zone de notification, à l’extrême droite de la barre des tâches, puis cliquez sur Créer des captures d’écran dans le menu de raccourcis. Faites glisser le pointeur de la souris sur la partie de l’écran que vous souhaitez capturer.
En plus d’ajouter des captures d’écran à vos notes, OneNote copie également les captures d’écran dans le Presse-papiers, pour que vous puissiez les utiliser ailleurs, tel que dans un message électronique ou dans un document.

Vous pouvez trouver utile d’afficher la barre d’outils vous fournissant un accès rapide aux outils de dessin et d’écriture. Dans le menu Affichage, choisissez Barres d’outils, puis cliquez sur Outils de dessin et d’écriture. Cette barre d’outils vous permet d’accéder rapidement aux principaux outils d’écriture manuscrite :
– combiner deux paragraphes en un lorsque OneNote ne regroupe pas votre saisie manuscrite correctement.
– insérer de l’espace sur la page ou en supprimer afin d’obtenir plus d’espace où écrire.
– spécifier le mode par défaut définissant comment OneNote doit considérer la saisie manuscrite – en tant qu’écriture manuscrite ou dessins.

Les raccourcis clavier vous permettent d’éviter de longues sélections par menus, boîtes de dialogue et invites de confirmation. Les actions et commandes pouvant être effectuées avec la souris sont réalisées plus rapidement à l’aide d’une combinaison de touches.
Nous citerons par exemple
– CTRL+TAB pour passer à la section suivante.
– CTRL+; afin de commencer une liste à puce.
– CTRL+: afin de commencer une liste numérotée.
– CTRL+M : Ouvrir une nouvelle fenêtre OneNote.
– CTRL+MAJ+M : Ouvrir une petite fenêtre OneNote pour créer une note rapide.
– ALT+I, D : Insérer un document dans la page.
– ALT+I, P, F : Insérer une image à partir d’un fichier.
– ALT+MAJ+D : Insérer la date du jour.
– ALT+MAJ+F : Insérer la date et l’heure.
– ALT+MAJ+T : Insérer l’heure actuelle.

Jour 12 : Personnalisations des Notes: l’efficacité à fleur de clic

Au-delà du quadrillage morose proposé en standard par Onenote, qui aurait tendance à nous rappeler nos pires années d’écoliers, lors de la création usuelle de nouvelles notes, il est possible de créer son propre papier à lettres dans OneNote, pour améliorer l’apparence de vos pages. A partir du volet Office Papier à lettres, et vous pouvez créer vos propres modèles.
Pour ouvrir le volet Office Papier à lettres, cliquez sur Papier à lettres dans le menu Format.
Pour créer votre propre papier à lettres, ajoutez des graphismes, des images, du texte formaté , ou autre, à votre page OneNote, puis cliquez sur Enregistrer la page active comme papier à lettres dans le volet Office Papier à lettres.
Le papier à lettres que vous avez créé est enregistré sous Mon papier à lettres dans la liste de tous les papiers à lettres disponibles, située dans le volet Office Papier à lettres.


création de modèles de pages personnalisés

Cette fonctionnalité est intéressante : elle permet de disposer de modèles de documents spécifiquement typés pour des tâches répétitives :
dans le cas de la gestion d’un dossier, la prise de notes téléphoniques
la formalisation de rendez-vous
des post-it plus spécifiques
des comptes-rendus de réunions thématisés en fonction des sujets abordés
… et plus encore selon vos besoins et votre créativité

Jour 13 : OneNote et un Tablet PC ? Always ON !

Je ne vous cacherai pas que cette revue partisane a été difficile à réaliser : elle est programmée depuis Octobre 2004 et il m’a fallu à la fois du temps, de la maîtrise du logiciel, et de la lecture pour envisager de la rédiger ; et il faut avouer qu’elle est encore très fouillie. Pourtant, dans cette quête de l’efficacité dans un Tablet PC, et que je m’efforce de vous restituer chaque jour, OneNote est une des pierres angulaires de la réussite de ce concept. Et qui dit pierre angulaire dit en permanence activée sur la tablette ! Outre quelques cas bien particuliers où le travail quotidien ne requiert pas OneNote (heu non tout compte fait, il n’y en a pas), ce logiciel est toujours accessible dans la barre des tâches et toujours fonctionnel, prêt à être gavé d’informations ou à prendre des notes lors d’un appel téléphonique.
Pour être clair, il lui faut la tablette idéale pour être au maximum de ses possibilités : Le Nouveau NEC avec un écran 12 pouces, un poids d’1,1 kg une autonomie de 8 heures …
Trêve de plaisanterie : Que ce soit dans votre activité professionnelle, ou dans vos nombreux loisirs numériques, OnenNote peut devenir votre compagnon idéal pour noter, annoter, conserver toute information importante de vos nombreuses activités (même la liste de vos courses).

Jour 14 : Les plugins et Powertoys pour OneNote signalés comme INDISPENSABLES

Il existe par ailleurs 4 plugins spécifiques qu’il vous faut installer avant toute utilisation :
WebpagetoOneNote 1.0.0.7: ce Powertoys permet d’exporter directement une page web visualisée dans Internet explorer directement dans OneNote 2003 SP1; la configuration de ce plugin permet de paramétrer l’endroit où les pages web viennent se stocker
OnenoteImageWriter 1.0.0.6: Ce powertoys corrige un des gros manques de OneNote 2003 SP1: il fournit une imprimante virtuelle qui permet d’imprimer directement tout document visualisé dans un logiciel tiers et donc de l’envoyer stocké dans OneNote 2003 SP1. Réellement un must.
Send to OneNote from Outlook PowerToy: ce Powertoys permet quant à lui d’envoyer directement des éléments Outlook dans OneNote 2003 SP1.
PP2One : cette application indépendante est très intéressante pour les utilisateurs de Powerpoint ; elle permet de copier l’intégralité d’un fichier PowerPoint sous forme de miniatures avec les textes associés dans une page OneNote, permettant l’écriture manuscrite et les annotations.

En Conclusion

A côté du centre de communication que veut être Outlook, OneNote s’impose comme le collecteur universel d’informations, qui permet le processing d’une idée, la mise en page de concepts, l’agencement d’informations, la structuration d’une pensée, choses qui étaient usuellement dévolues au traitement de texte. En effet le traitement de texte a révolutionné la conception et la formalisation d’idées : à partir d’un mot écrit sur une page ouverte, il permet de concevoir l’environnement structurel pour l’imager voire la réaliser, l’environnement philosophique pour l’appréhender dans l’ensemble auquel elle est dévolue, que ce dernier soit restreint ou vaste. De là sont générés les phrases, les textes, les paragraphes, maintes fois reprises pour trouver le mot juste, la signification la plus propre et compréhensible par le public concerné, et finalement en tirer sa quintessence ultime par un document complet qui l’explicite et expose ses tenants et aboutissants. La souplesse de l’informatique est d’aider l’idée à se développer, à s’habiller, à hiérarchiser ses interdépendances avec d’autres idées et finalement à en proposer une lecture mature, en adéquation avec l’importance qu’elle véhicule. OneNote est une nouvelle révolution dans ce processus de maturation, car il apporte, au-delà du texte, une réelle facilité de collecte et d’agencement d’informations : il agrège les images, les liens internets, les diverses références collectées au sein d’un projet, les structure, les hiérarchise, facilite les annotations manuscrites, le regroupement d’informations appréhendées lors de meetings : d’une idée majeure et structurelle, OneNote en ressort sa totipotence et aide dans l’exploration de tout son potentiel. OneNote dispose, dès sa première mouture, d’un potentiel exceptionnel de par son interaction entre l’homme, son outil et ses idées. Tantôt confident pour un projet professionnel et classeur évolué pour garder trace de dossiers, il peut aisément se transformer en bloc-notes rapidement ouvert pour noter une information à la volée, ou encore recevoir vos états d’âmes pour être post publiés sur un blog, que ce soit directement en encre numérique ou converti en texte dactylographié. Je ne vous cacherai pas que OneNote a changé ma vie, et mon appréhension du Tablet PC tant et si bien que ce devrait être un logiciel OBLIGATOIREMENT livré avec chaque Tablette. Certes tout n’est pas encore réellement propre dans son utilisation : certaines procédures de gestion ne sont pas optimisées pour l’utilisation du stylet, il lui manque l’exploration d’idées telles que le propose Mindmanager, et une simili gestion de projets seraient des modules ô combien importants; on pourrait aussi citer une intégration des formulaires créés avec Infopath pour faciliter la lecture et l’exploitation des formulaires créés sans nécessairement avoir ledit logiciel (genre un XMLForms Reader), et une multiplication de plugins pour exploser ses possibilités d’exportations ou encore le partage d’informations (plusieurs bloc-notes au lieu d’un seul)… Les idées d’améliorations sont nombreuses qui le positionneraient, si elles étaient intégrées, comme progiciel mastodonte et couvrant tous les secteurs d’activités possibles, le véritable centre de gestion sur un Tablet PC. Alors je peux l’affirmer et j’espère vous avoir convaincu : OUI Microsoft OneNote 2003 est une des killers applications du Tablet PC. Jamais l’un sans l’autre : Tel est un de mes nombreux adages d' »Evangeliste ».
Les Plus:
  • Puissance
  • Fonctionnalités
  • Ouverture
  • Multiples usages
Les Moins:
  • Manque des fonctions telles que Gestion du temps, aggrégateur RSS, …
  • Un seul bloc Notes
  • Un peu lourd en mémoire
  • Intégration de fichier Journal et autres faillible

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