MindMapping et TabletPC II : la gestion de projets

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Retour sur Mindjet MindManager x5 Pro sur Tablet PC pour appréhender le potentiel de cet outil, et son utilisation sur un Tablet PC. Il y a deux choses à voir lors de l’utilisation de ce processeur d’idées :
tout d’abord MindJet MindManager x5 est un simple outil : il en existe un certain nombre sur le marché et vous pouvez vous en rendre compte en consultant le site Petillant. Ainsi si notre focus est fait sur ce logiciel, d’ailleurs leader du marché, c’est parce qu’il intègre un certain nombre d’optimisations importantes pour la plateforme Tablet PC, qu’il permet l’utilisation dans les moindres recoins de l’encre numérique, et que d’autres fonctions semblent par ailleurs majeures pour son emploi quotidien.
Au-delà de l’outil il y a une appréhension spécifique de la technique du mindmapping : d’origine anglo-saxonne, elle se heurte en France, à une inertie d’apprentissage dès le plus jeune âge, qui conditionne la difficulté de son appréhension plus tardivement. Elle nécessite à la fois rigueur et plaisir dans l’extrapolation des idées. Je suis moi-même en perpétuel apprentissage dans cette technique, aussi ce qui va suivre n’est pas nécessairement juste ni pertinent dans certains cas : j’expérimente, je m’exerce, et j’appréhende en autodidacte. Merci de votre compréhension.

Pour plus de détails, je vous renvoie aux définitions et à la présentation effectuée lors du premier article de cette suite consacrée au Mindmapping sur Tablet PC

Ce second volet de cette quadrilogie va se concentrer sur l’utilisation de Mindmanager X5 dans le cadre de la gestion de projet. Deux approches concurrentes vont être travaillées :
à partir d’un document de restitution d’une partie d’une étude informatique, nous allons utiliser MindManager à l’aide d’un Tablet PC pour dessiner les idées principales d’un document. L’avantage de ce travail, couplé par exemple à une lecture rapide, est de retenir rapidement les idées essentielles d’un document conséquent et de les mettre en forme pour restituer le plus simplement possible l’essentiel d’une étude.
dans la seconde partie de cet article, nous nous attacherons à avoir la méthode inverse : faire le point sur un projet en cours et évaluer les points à risques, les complétions de tâches et les travaux à restituer. A chaque exemple, une fonctionnalité de MindManager sera décrite pour apprécier son efficacité.

Mindmanager / Tablet PC et restitution d’étude : le tiercé gagnant pour la synthèse d’informations

Lors d’études confiées à des sociétés tierces, outre les différents comités et réunions régulières qui aident à la conduite du projet, aux interviews et aux différentes restitutions, il y a généralement production de « livrables », c’est-à-dire des points-clés de l’étude, qui peuvent être, en fonction de l’étude, des documents, des analyses, des versions de logiciels, des noyaux de données, bref une multitude de choses.
Dans le cadre de présentation, je vais prendre un exemple survenu au cours de mon activité professionnelle sur une étude d’un système informatique. L’étude comprenait en premier volet une appréhension de l’existant basée sur des interviews et des visites de sites et une étude des différents systèmes informatiques existants. Cette phase d’étude est longue, contraignante et se doit d’être à la fois rigoureuse et pragmatique : conserver à l’esprit les besoins et l’objectif de l’étude, saisir rapidement les besoins et bien entendu comprendre ce qui existe.
Si la lourdeur d’une telle tâche dans une étude est compréhensible, le document de restitution de cette partie, bien que synthétique délivre un volume d’informations assez colossal que généralement, des indicateurs plus ou moins bien choisis permettent de canaliser : un focus sur certains points-clés est alors fait.
Néanmoins le document intitulé « existence de l’existant » est là, avec ses 80 pages dont une trentaine d’annexes.
Typiquement dans le cadre de la correction, mais aussi d’une première approche du travail, il faut relire correctement le dit document et en absorber la substantifique moëlle.

Le Tablet PC se révèle être un outil important dans le cadre de la première lecture du dit document.

méthodologie

Document en main, imprimé, Tablet PC de l’autre avec Mindmanager activé, la lecture se fait rapidement au gré des pages, avec, jetées sur la tablette, les idées qui semblent importantes sans nécessairement tracer une carte propre et complète.
Le document n’est pas annoté, il est simplement lu et parcouru.
Rapidement les idées qui se dégagent s’assemblent en ensembles cohérents et forment des branches d’une partie de la carte mentale : cela apparaît évident.
Il est parfois plus difficile de classer les indicateurs « virtuels » qui sont des marqueurs spécifiques qui orienteront plus tard l’étude :
ils sont positionnés parfois entre deux ensembles pouvant appartenir à l’un ou à l’autre
parfois ils seraient susceptibles de former un ensemble particulier, mais la cohérence dans l’ensemble interpelle déjà l’auteur.

Travail sur la carte mentale

A la fin de la première lecture, soutenue, des blocs d’informations semblent se détacher, formant des parties distinctes de la carte mentale. Un travail de synthèse apparaît alors inévitable : un appariement des informations collectées commence, des cohérences surgissent et donne une lisibilité à l’ensemble. Un retour ponctuel vers le document peut être fait, juste pour consolider une information, une impression, notamment sur les indicateurs clés.

Astuces de restitutions

De grands ensemble d’informations se construisent, donnent la cohérence de la restitution même si certaines données semblent liées entre elles. Pourtant, consolidées dans des groupes différents une relation existe entre ces deux informations : un point-clé, une information pertinente qui les relie et qu’il ne faut pas occulter.
La dichotomie de la création d‘une carte mentale peut être rompue en posant des relations entre certains items, quels que soient leurs niveaux dans la carte ou leur appartenance à un groupe de branches. La relation offre de la transversalité aux idées et de la souplesse dans la restitution des informations.

Enfin une relation ou même un sous-niveau d’une branche de la carte mentale peut être légendée à l’aide d’un objet CallOut, une sorte de bulle qui permet d’expliciter la raison de la relation.

Finalisation de la carte mentale

La construction de la carte mentale arrive à sa fin. L’objectif de cette dernière est de se poser comme un résumé du document, c’est-à-dire intégrer les 80 pages du document initial en quelque chose de simple, lisible et qui puisse être restitué.

Le travail n’est pas anodin : pour le lecteur et correcteur, il doit être capable au travers du travail effectué, de restituer à un auditoire le dit document et de présenter l’essentiel des informations pertinentes. Il doit pour cela pouvoir s’aider de la lecture de sa carte mentale, mais aussi la faire lire à l’auditoire pour les faire participer au cheminement intellectuel de cette partie de l’étude.

Le plus compliqué est de conserver au sein de la carte mentale des chiffres clés qui soient assez pertinents pour frapper les esprits et définir les orientations de l’étude. Dans l’exemple de ce cas précis, l’analyse de l’existant conditionne les pistes de travail sur la refonte d’un système d’information complet : il ne faut donc pas se tromper quant aux objectifs de l’étude.

Certains outils comme la possibilité d’affecter des images aux branches ou des couleurs offrent un impact visuel important à la restitution et à l’intérêt du placement d’un item par rapport à un autre sur un même niveau. Les maps markers et les bibliothèques d’iônes sont des outils à fort impact visuel et qui relèvent une carte austère en focalisant certains points clés sans avoir à les écrire. Ils sont majeurs dans la conception de cartes complètes et réellement utilisables.
Par exemple dans la carte conçue, une hiérarchisation à l’aide du MapMarkers « Tasks Priorities » permet de classer les métiers par ordre hiérarchique d’utilisation dans l’ancien système d’information : ils remplacent un pourcentage, un chiffre ou une données qui, dans le cadre de la synthèse, n’a que peu d’intérêts. Il y a de nombreux MapMarkers disponibles en standard, qui peuvent être agrémentés d’une bibliothèque graphique personnelle. L’impact d’une iconographie judicieusement choisie et placée est important sur la lisibilité et l’efficacité d’une carte mentale


MapMarkers: une façon importante d’influer sur une carte mentale

Réflexion sur le travail effectué

Une seule lecture attentive du document est-elle suffisante pour concevoir une carte mentale qui arrive à le synthétiser et à la restituer ? C’est difficile à dire et lié :
à l’utilisateur, son expérience
au niveau de concentration lors de la lecture : la découverte de MindManager ne doit pas gêner le travail initial
la complexité du document.
l’objectif de la carte mentale : cette dernière peut être conçue dans le seul but de synthèse personnelle ou dans un but de restitution. Certains détails de constitution seront alors peaufinés dans un cas, et la propreté de la carte peut se trouver affectée.

Toujours est-il que Mindjet Mindmanager est un excellent outil permettant de réaliser des synthèses plus rapides de documents. Associé à des méthodes de lecture rapide, la productivité d’une personne peut s’en trouver grandement améliorée. Le Tablet PC offre, dans le cadre de cette utilisation, la souplesse de la feuille de papier couplée à la grande force de l’informatique : le modelage simple de l’information.

Mindmanager X5 Pro / Tablet PC : une carte pour faire un point sur un projet en cours

MindManager et le Mindmaping : aide à la conception d’une évaluation exhaustive

Il est parfois important de faire un point sur un projet en cours quels que soit les outils de gestion utilisés (si emploi il y a eu) ou la grosseur du projet. Ce point exhaustif sur un projet permet, de présenter à sa direction par exemple, un état d’avancement des travaux, couplés à une évaluation des points restant à réaliser : des décisions spécifiques peuvent être attendues et il faut essayer de les faire ressortir pour focaliser une attention particulière demandant une approche décisionnelle.

Une carte mentale peut être la meilleure des alliées pour s’aider à concevoir ce point exhaustif, et surtout, MindManager offre diverses possibilités techniques facilitant la restitution de la carte mentale.

Je passerai rapidement sur les conditions de construction de la carte mentale. Il n’y a pas de règles précises pour construire cette dernière : elle s’appuie sur la spécificité du projet, sur les points importants du projet qu’il faut synthétiser pour donner uen visibilité dans l’avancement.

Par expérience pour avoir constuit quelques cartes mentales allant dans ce sens, je dirais que :
l’iconographie est importante : notamment l’utilisation de Mapmarkers de type « tasks priorities » qui permet d’affecter des priorités aux différents items ou sous-niveaux d’une branche, ou encore celui des « % tasks complete » ou complétion des tâches qui permet, d’une manière très graphique, de fournir des éléments quant à la progression d’une partie du projet à l’instant de la création de la carte mentale.

Les modèles de cartes mentales sont importants pour égayer une représentation trop souvent noire : ils sont applicables a posteriori et constituent une façon de mieux présenter l’information et de la rendre plus graphique.

enfin certains points-clés qui demandent une attention particulière peuvent être enrichis de graphismes issus d’une bibliothèque personnelle ou de celle livrée avec Mindmanager, ou mieux , certaines branches peuvent disposer d’une police de caractères de couleur différente, renforcant l’impact et l’intérêt du point souligné

Communiquer grâce à la Mindmap : exportations vers la bureautique

La construction d’une telle carte mentale est un exercice à remettre quelques fois sur l’ouvrage, pour mieux réfléchir à diverses branches, aux informations insérées, à la pertinence d’une information présentée au même niveau qu’une autre, etc etc … Il en découle, de préférence rapidementment, une carte qui représente pour celui qui l’a construit, l’état d’avancement d’un projet. Bien entendu, cette construction n’est pas nécesairement compréhensible pour une personne. Elle nécessite certainement d’être traduite :
soit par une présentation littérale de l’ensemble de ces travaux
soit avec un support de présentation qui peut être du Powerpoint : grâce à un export spécifique de MindManager X5
soit par un export vers Microsoft Word.

Sans entrer sur les détails des exportations qui sont hautement configurables et nativement supportées par Mindmanager X5 ainsi que facilement accessibles par des icônes d’appel en bas de l’outil, on regrette la qualité de l’exportation vers un fichier PowerPoint qui lie dans certaines diapositives des images et en fonction du niveau de détails, du texte brut. La mise en page est spéciale, moyennement compréhensible, et nécessite un important retour sur cet export.

Par contre l’export vers Microsoft Word est réellement productif et très instructif : il permet de configurer avec une relative souplesse les éléments exportés, notamment certaines mapmarkers telles que les complétions de tâches ou les priorités peuvent être exportées. Le document ainsi constitué reprend sous forme de plan Microsoft Word, utilisant les feuilles de style, toutes les informations parfaitement hiérarchisées : il suffit juste de rajouter quelques marques de paragraphe et de remplir les trous des chapitres pour disposer du document distribuable à tous.

En Conclusion

Le Mindmapping est un outil intellectuel très intéressant dans la gestion quotidienne de projets : il permet de faire un focus sur un document et d’en tirer rapidement toute la quintessence; il offre aussi l’opportunité de mieux collecter les idées dans le cadre d’un point régulier. MindManager x5 Pro propose, dans le cadre de cette utilisation spécifique, diverses optimisations « sexy » pour ne parler par exemple que des MAP Markers qui permettent d’intégrer la gestion spécifiques de tâches (pourcentage de réalisation, affectation), ou encore de la liaison bureautique qui offre une visibilité parfaite dans le cadre d’une restitution à des tiers. Bien plus qu’un simple outil, le Mindmapping avec MindManager x5 Pro sur un Tablet PC offre une nouvelle dimension à l’outil informatique et relève les mastodontes bureautiques à des fonctions maintenant appréciées comme basique.
Les Plus:
  • Mapmarkers
  • Iconographie
  • Exportation bureautique Word
Les Moins:
  • Exportation bureautique Powerpoint moyenne

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