Office Live: la gestion mobile d’une PME ?

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 Lancés aux états Unis depuis 6 mois, Microsoft délivre à partir du 15 Novembre le service Office Live en France notamment. Pour l'occasion, Le Service Office Live est déclaré finalisé (le code est final) en Amérique du nord, et rentre pour une période de beta-test jusqu'à mi Avril en France, Allemagne, Royaume-Uni, et Japon (bugs de traduction et cosmétiques). Une occasion pour faire le point sur ces Services Web nouvelle génération et de leurs intérêts avec un Tablet PC.

 

Qu'est-ce que le Service Office Live ?

Contrairement à ce que le nom pourrait laisser croire, le service Office Live n'est pas une offre correspondant à la suite bureautique éponyme disponible online. Dédiée aux petites entreprises jusqu'à 10 employés ou des associations, l'offre doit les aider à gagner de la visibilité sur Internet.

Concrètement, Office Live propose 3 niveaux de services :

  • Office Live basic : Cette solution gratuite et entièrement financée par la publicité, permet de déposer son nom de domaine gratuitement (.com, .net, .org et .fr à partir de janvier 2007), d'héberger le site web sur un espace maximal de 500 Mo avec 10 Go de transfert par mois, de fournir 25 adresses emails cohérents avec le nom de domaine déposé, accessibles par webmail avec un espace de 2 Go d'espace d'hébergement par comptes.

Un outil de conception de site web, accessible via cette offre, permet de personnaliser le site web de la société de manière simplifiée, directement via le navigateur, agrémenté de plus de 400 modèles de sites. La supervision du site offre par ailleurs la gestion des statistiques et trafic et un outil de gestion de photothèque.

  • L'offre Office Live Essentials quant à elle est le premier niveau d'offre payante à $19,95 USD par mois. Offrant 1 Go d'espace pour le site web avec 15 Go de trafic par mois, et 50 comptes emails accessibles avec un connecteur Outlook, elle se différentie de l'offre basic en plus en rajoutant des espaces de travail collaboratif (intranet / extranet sécurisé) pour 10 utilisateurs permettant de partager des documents. L'espace d'hébergement spécifique est de 500 Mo. Une application de gestion des contacts commerciaux est par ailleurs disponible sur cette offre ; Elle correspond ni plus ni moins à l'offre Outlook 2003 Business Contacts Manager (Office 2003 PME)

 

  • Office Live Premium, dernier niveau d'offre et disponible aux Etats-Unis à $39,95 USD, améliore les conditions d'hébergement avec 2 Go pour le site web, 20 Go de transfert de données mensuels, 1 Go d'espace de travail collaboratifs pour 20 utilisateurs maximum. On y retrouve le gestionnaire de contacts professionnels, sorte de mini CRM, mais l'offre s'agrémente d'applications professionnelles (on en dénombre une quarantaine au lancement du service) qui vont de la gestion de projets, à la gestion du temps, gestion de flux documentaire, gestionnaire de clients, outil avancé d'administration des ventes etc etc …

Une nouvelle génération d'applications grâce aux technologies WEB 2.0

Utilisant les nouvelles technologies du WEB 2.0 (Ajax, etc), et une déclinaison des outils Windows Sharepoint Services 3.0, Office Live se veut simple d'utilisation, aussi bien dans son administration (création de comptes de messagerie) que dans son emploi quotidien. Par exemple, l'utilisation de sa messagerie se base sur le progiciel Windows Live Mail, reconnu pour ses qualités ergonomiques, sa rapidité et sa simplicité d'usage.

De nombreux menus déroulants personnalisés permettent d'interagir avec le contenu et d'accéder aux différents services. Ainsi la création d'un site Internet, initialisé à 4 pages lors de sa conception, est facilement modifiable (mais le site n'est pas dynamique) à l'aide d'une interface d'édition qui reprend la forme et l'interface de la nouvelle suite office 2007 (interface dite en rubans et onglets). Outre les modèles de page, on peut modifier le style, le jeu des couleurs, et bien entendu le texte des pages. Des composants spécifiques peuvent être rajoutés comme les cours de la bourse, ou la météo d'un lieu que l'on indique, ou encore une carte spécifique à l'aide d'une interconnexion avec le service Live local. Bien entendu, l'importation de sites existant

Pour mesurer l'impact de la mise sur internet de son activité, l'application de reporting du site web propose, de manière simplifiée, une vue statistique sur les accès du site : nombre de visiteurs, nombre de pages vues, mots clés de recherche, … Plus qu'une simple mesure d'audience, cet outil doit permettre de mieux gérer son site, les éléments à mettre en avant pour améliorer son impact, ajuster son référencement dans les moteurs de recherche, tout ceci dans une optique de professionnalisation du site web.

Le gestionnaire de projets, par exemple, est une version light de Microsoft Projet, qui permet de gérer les différentes taches d'un projets, les dépendances entre taches, un mode diagramme de Gantt est aussi disponible.

Centralisation, applications métiers.

Si le navigateur Internet devient le client privilégié d'utilisation d'Office Live, Microsoft Outlook s'est récemment agrémenté d'un connecteur spécifique permettant d'accéder à un mode Online / Offline de la gestion des contacts / Calendrier et Emails et des données métiers exportables facilement dans les outils bureautiques classiques. Le point primordial reste le développement d'applications métiers qui s'appuie sur WSS v3.0. Ainsi le développement est simplifié et la migration vers Office Live aussi (2 jours de migration). La mise en place d'un Office Live Market, courant 2007 en France permettra à des partenaires de mettre en avant leur savoir faire dans le développement d'applications tierces et, un utilisateur d'Office Live pourra contractualiser directement avec la dite société pour intégrer ce progiciel métier dans son espace Office Live. Pour l'heure ce sont 5 partenaires spécifiques qui jusqu'u 31 décembre 2006 évaluent les SDK et contraintes de développement à cet environnement. Reste que cette possibilité est certainement un des points majeurs de la réussite de ce concept dans de nombreux cœurs de métiers spécifiques.

La plateforme Windows Mobile est d'ores et déjà compatible avec l'offre, tout du moins dans l'approche gestion des emails, et la synchronisation des taches et calendrier. Des travaux complémentaires permettront certainement un meilleur support dans un proche avenir.

Toujours est' il que ce concept de nouvelle génération ouvre l'opportunité, via un navigateur Internet, d'accéder à l'intégralité des données de gestion d'une petite entreprise, sans passer par une laborieuse phase d'étude et une approche plus complexe que requiert la mobilité des données métiers. Un simple ordinateur portable doté d'une connexion haut débit mobile permet d'être opérationnel n'importe ou sur le planète et dans n'importe quelle condition de travail. Les outils métiers disponibles en standard peuvent être considérés comme des briques logicielles réutilisables en partie ou en totalité dans des logiciels métiers plus complexes.

Les applications métiers disponibles dans l'offre Prémium permettent d'apprécier la qualité de l'offre sa prise en main et sa qualité globale pour une offre hébergée et fiable. On y retrouve :

  • La gestion du courrier électronique (2 Go par compte utilisateur) ; on notera la simplicité dans la création d'un compte, le fait que l'interface de Windows Live Mail soit utilisée, que le compte mail utilise bien le nom de domaine que vous avez réservé. Après l'interfac est très riche en Ajax et donc facilite l'emploi d'un Webmail. D'ailleurs avec le Microsoft Outlook Office Live Connector, l'emploi de l'interface WEB est vite occultée par le client lourd de Microsoft

  • La gestion du site web : création des pages web avec assistant  graphique de mise en page. Plusieurs modèles et thèmes (400) sont disponibles pour personnaliser entièrement le site dans on aspect graphique. Tout peut être fait directement du navigateur Internet. Il faut noter l'extrême simplicité dans la création des pages, le peu de dynamisme offert dans les outils de gestion du site (c'est plutôt un site statique). De nombreux modules sont disponibles pour améliorer le référencement dans les  moteurs de recherche, pour évaluer les visites des utilisateurs en fonction des pages, ainsi que la possibilité d'importer un site web existant (statique). Un effort particulier a été fait sur la simplicité d'exposer son business sur Internet : c'est simple et efficace : les utilisateurs non informaticiens vont maintenant passer du temps sur le contenu et non sur le contenant et la technique : on en attendait pas moins.

  • Le Business Contact Manager ou gestionnaire de contacts professionnels est la déclinaison WEB de Microsoft Outlook Business Contact manager ; il vous permet de gérer des comptes clients, des contacts dans les comptes clients, de garder un historique des différentes conversations téléphoniques ou mail, de gérer des taches avec des pourcentages de réalisations, de les affecter à des personnes ressources enregistrées sur Office Live (sous votre compte). L'application dispose de nombreux raccourcis pour saisir rapidement une information et son emploi est autant agréable que Outlook sauf que tout se fait à partir de votre navigateur. Il est possible de se construire des tableaux de bords de suivi de ces contacts professionnels.

  • Le Gestionnaire de temps est une application métier spécifique et intégrée à la plateforme Premium qui permet de consulter les agendas des personnes abonnées au système de faire de la planification de rendez-vous et d'apprécier la disponibilité des personnes, le tout en relation avec des comptes clients ou des projets en cours

  • Le Gestionnaire de projets est lui aussi intimement lié aux autres informations métiers intégrées. Considéré comme un petit Microsoft project, il permet pour n projets  de définir les ressources, le timing de chaque taches de lister les problèmes inhérents à un projet et de présenter sous forme de diagramme de GANTT ces informations.

  • La gestion documentaire consiste à disposer d'une base documentaire intra entreprise sur laquelle des documents et photos peuvent être déposés. Les espaces d'hébergement sont spécifiques de l'entreprises et constituent une base documentaire mutualisée. Cette gestion documentaire est à mettre en parallèle avec les espaces de travail en terme de fonctionnement global et façon d'usage mais ces derniers vont vraiment plus loin dans la logique de partage..

  •  Les espaces de travail sont quant à eux des lieux sur lequel il est possible de déposer des documents concernant un client, concernant un projet ou concernant un travail d'équipe. Bien plus qu'une simple mutualisation il permet de partager des documents de travail avec des ayants droits et des personnes ressources de manière à ce que chaque collaborateur dispose de l'information la plus pertinente et la plus à jour. Le logiciel étant performant pour les flux documentaires et la gestion des révisions de documents, ces outils permettent de suivre l'évolution de la rédaction d'un document si ce dernier est issu de plusieurs collaborateurs, dans le cadre d'un travail de groupe. Une mini plateforme Wiki est par ailleurs accessibles mais aussi des calendriers qui sont spécifique d'un client ou d'un projet. Véritable pole de travail, des annonces peuvent être déposés par les membres du groupe ainsi que des discussions. Attention, cette applications métiers, bien que puissante, ne sera pas accessible avec un outil comme Microsoft Groove 2007. Bien entendu des possibilités de gestion d'accessibilité de l'information ( Autorisations) permettent à l'intérieur même des membres d'un groupe de donner des accès spécifiques aux documents déposés.

  • La suivi de la concurrence est un petit outil qui permet de faire une veille technologique sur l'activité de l'entreprise et donc de rester informer grâce à la mutualisation des informations de veille, de l'état d'un marché ou de la concurrence directe. Il permet de gérer un simili support technique avec gestion des incidents relevés et résolutions, et aussi de faire du prévisionnel sur des ventes ou sur un marché.

 

  • Le module de gestion d'entreprise est complexe mais très instructif. Il permet de gérer les biens matériels de l'entreprise, de connaitre l'immobilisation, l'état actuel des dépenses, de disposer d'un annuaire des employés de l'entreprise, de gérer le recrutement de personnes et la formation de ces dernières

Globalement les outils pour la gestion d'une PME sont nombreux mais et pour la majorité bien intégrés : l'intégration teint compte du respect de la charte graphique globale qui donne un aspect générique dans la prise en main de chaque module métier qui est bine spécifique, mais aussi la mutualisation d'une information correctement saisie au préalable. Quelques bémols seront quand même à apporter qu'en à la multiplication des modules et leur réelle prise en main. La cible des PME jusqu'à 10 employés est elle susceptible d'employer autant de fonctionnalités logicielles ?

Il faudra donc bien étudier les divers avantages de chaque module pour ne pas s'éparpiller dans leur utilisation et au final, voir une trop grand complexité dans le produit qui se veut simple d'emploi. Pour une majorité de PME en cours de construction, le gestionnaire de contacts professionnels et les espaces de travail pourraient être suffisants.

 

Tablet PC : le bureau mobile par excellence ?

Office Live permet d'accéder à l'ensemble de ces ressources de son entreprise au travers d'une connexion internet. Finalement que vous soyez sur un ou des sites physiques ou en condition de mobilité, l'accessibilité à votre gestion d'entreprise est la même : un compte Windows Live ID sera le support de l'accès, ainsi que les droits inhérent à votre compte.

Office Live par son interface WEB, ne gère absolument aucune spécificité du Tablet PC : en fait tout se base sur Internet Explorer ou le client Web utilisé pour faire apparaître le Tablet PC input Panel et donc le clavier virtuel dans les différents modules pour pouvoir renseigner des informations.

Microsoft Outlook associé à son office Live Connector peut aisément devenir un client en mode synchronisé désynchronisé pour al gestion de l'agenda partagé de certains documents, des contacts professionnels… et dans ce cadre et avec un outil comme Tablet Enhancement pour Outlook v3.0, le Tablet PC retrouve toute la quintessence de l'usage de l'encre numérique, même au travers de cette offre plus globale.

Pour pouvoir profiter de l'interface WEB d'office live, point de secret, il faut une certaine rapidité dans les accès internet. Une ligne RTC sera lente mais rendra après quelques minutes de chargement correctement les applications disponibles. Une connexion EDGE sera plus pertinente dans le cadre du bureau mobile et une connexion 3G ou ADSL ou Hotspot Wifi largement plus pertinente bien entendu ! le bureau mobile toujours connecté pour pouvoir travailler n'est en fait plus un problème en soi de nos jours.

 

Révons un peu d'applications verticales …

A qui peut être dévolue cette offre Office Live ? outre les indications apportées par Microsoft sur la cible (PME de moins de 10 employés) il est peut intéressant d'essayer de dresser des schémas de fonctionnement de professions qui pourraient être intéressées par un tel produit.

  • Les professions multi-sites : pour une profession libérale qui dispose de plusieurs sites d'exploitation de l'activité, la possibilité de disposer dans un endroit sécurisée d'une base de clients et de renseigner ou lire des informations dessus, quelque soit le lieu de connexion peut s'avérer judicieux.
  • Le travail collaboratif est le point d'orgue d'Office Live : aussi bien dans la mutualisation des données et des documents, que dans la restitution et la production documentaire. De ce fait, les professions itinérantes pourraient voir en ce modèle de gestion la possibilité de réduire l'investissement matériel sur un site et donc de s'affranchir d'une infrastructure complexe d'accès aux données de l'entreprise : un simple connexion Internet sur un poste nomade serait suffisant
  • Office Live n'est pas un produit fermé c'est d'ailleurs tout un contraire un produit extrêmement ouvert. Si les applications métiers disponibles actuellement sont plutôt génériques, elles reflètent la construction d'applications sur des briques logicielles élémentaires et potentiellement leur personnalisation selon des corps de métiers, voire même l'enrichissement du modèle des données par des thématiques spécifiques. Le futur office Live Market place et la notion de partenaires qui évaluent les SDK de développement autour de l'offre Office Live, va voir être mis à disposition des applications métiers spécifiques qui pourront être louées ou achetées et intégrées dans votre portail Office Live. Al construction de tels applicatifs se base sur les préceptes de développement de Windows SharePoint Services v3.0 et la migration d'une application préexistante vers Office Live requiert, selon Microsoft, moins de 2 jours de travail. Une véritable dynamique peut alors naitre d'un tel service illustre bien la maxime prônée depuis quelques années « Software as a Service »

 

Et la concurrence ?

Google n'est pas en reste sur ce genre d'offre de services et propose d'ores et déjà la possibilité pour une petite entreprise de contracter un domaine, d'avoir des emails basés sur le service Gmail, et d'utiliser en ligne deux outils bureautiques spécifiques : un traitement de texte nommé et un tableau nommé. S'ajoute à ces services Google Agenda qui permet de partager ses agendas avec d'autres utilisateurs et toute la puissance du moteur de recherche Google et ses développements connexes (Google news, AdWords, …). Néanmoins, plus axé sur l'utilisation de la bureautique et moins sur les applications métiers, l'approche de Google est différente et la cible est clairement moins identifiée.

A ce jour, Microsoft annonce l'ouverture de 160 000 comptes en Amérique du nord, en majorité sur la plateforme Basic.

 

Culture et tradition

L'ouverture de la période de test est intervenue le 21 Novembre ou la souscription d'un nom de domaine sera possible ainsi que l'utilisation directe de l'offre Premium. La beta-test se terminera courant du mois d'avril 2007 avec plusieurs choix pour l'utilisateur qui seront contactés directement:

  • Quitter le service et emporter le nom de domaine pour le temps restant
  • Rester sur le Service et prendre l'offre gratuite basic
  • Rester sur le Service et rester sur une offre payant

Cela signifie d'ailleurs que l'enregistrement dans le service et la destruction du compte d'essai vous rend propriétaire du nom de domaine choisi qui vous reviendra de droits  (6 mois supplémentaires gratuits)

Reste un problème culturel majeur dans notre pays à savoir l'hébergement de données sensibles pour l'entreprise à l'extérieur du site. Ce service, même dans sa version basique, doit permettre à toute société ou association de facilement construire un site Internet sur lequel il pourront communiquer facilement et à faible coût.

 

Office Live aux Etats-Unis : http://www.officelive.com/

Office Live en France : http://www.officelive.fr/

 

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